효과적인 시간 관리 요령

효과적인 시간관리 요령

 

   시간을 잘 운영하는 첫 단계는 당신의 시간 이용을 감찰하는 것이다. 최근 며칠 동안의 활동들을 모두 적고 각각의 활동에 투자한 시간을 기록해 보라. 그리고 생산적인 활동과 비생산적인 활동에 투자된 총시간을 확인하라. 그리고 시간을 효율적으로 사용하기 위해 어떤 활동을 자제해야 되는지를 찾아라.

   당신 자신에게 ‘나의 인생목표들은 무엇인가?’라고 질문해 보라. 당신이 생각할 수 있는 모든 목표들을 기록하라. 어떤 목표들이 당신의 장기적인 목표를 달성하기 위해 더 중요한지 판단해서 우선순위를 매기도록 하라. 그리고 우선순위에 따라 해야할 일들을 취사선택하라.

　매주 초에, 그 주에 해야 할 목표들의 목록을 작성하라. 계획이 너무 크면 그것을 미루게 되므로 계획들은 보다 작고, 실행에 옮길 수 있는 요소들로 나누어라. 그리고 마감시간을 결정하라. 하고 싶은 모든 일을 스케줄에 포함시키지 마라. 당신이 꼭 해야 할 중요한 일들만 스케줄에 포함시켜 언제나 실행하는 습관을 들여라.

　우리에게 주어진 시간과 에너지는 한정되어 있다. 중요하지 않은 일에 소중한 시간을 허비하면 정말 중요한 일에 투자할 시간은 당연히 모자란다. 일단 중요한 일부터 착수하고 그 일에 싫증이 나거나 틈이 날 때 사소한 일을 처리하라. 그러면 스트레스도 적게 받고 돌발사태가 발생해서 낭패감을 경험하지 않아도 된다.

　메모, 편지, 보고서 등이 당신의 책상 위에 도착했을 때 나중에 처리하기 위해서 서랍 속이나 책상 위에 두지 말라. 처리하지 않고 미뤄둔 일은 그것을 잊어버리지 않기 위해 자주 확인하고 기억해야 하기 때문에 불필요한 시간의 낭비를 초래한다. 자동응답기의 메시지든, 우편물이든, 숙제든, 언젠가 해야 할 일이라면 가능한 한 즉시 처리하라.

   텔레비전의 한 채널에서 두 가지 프로가 동시에 나오는 것을 상상해 보라. 한꺼번에 두 가지의 방송을 보는 것은 불가능하다. 공부할 때도 놀 것 생각하고, 놀면서도 공부 걱정을 하는 사람은 놀지도 못하고 공부도 못한다. 일을 효율적으로 하지 못하는 사람은 맺고 끊는 것이 분명하지 못하다. 그리고 완료된 일에는 계획표에서 하나씩 X표를 해서 지워라. 

   해놓은 것도 없이 분주한 사람들은 여러 가지 일들을 모두 별도로 취급해서 따로따로 하는 경향이 있다. 친구는 다방에서 만나고, 그 친구와 헤어져서 책방에 들렀다가 집에 와서 디스켓을 사러 다시 외출하는 사람 보다는, 친구를 서점에서 만나 함께 디스켓을 구입하러 가게 되면 세 가지 일을 한꺼번에 할 수 있다.

　진료시간을 기다릴 때, 버스나 전철 속에서 많은 ‘유휴시간’을 그냥 흘려보내지 마라. 자투리 시간에 볼 수 있는 책, 듣고 싶은 테이프, 생각할 수 있는 주제를 가지고 다니라. 그러면 많은 시간을 당신 것으로 만들 수 있을 것이다. 엘리베이터를 이용하지 않고 걸어 올라가는 것도 자투리 시간을 이용해서 운동을 할 수 있는 지혜다.
　

   ‘땅’ 하는 총소리에 얼마나 신속하게 발진하는 지가 모든 경주의 성패를 좌우한다. 러시아워를 피해 남보다 10분 먼저 출근하면 출근시간을 30분은 단축시킬 수 있으며 하루로 따지면 세시간 이상의 효율성을 재고시킬 수 있다. 게으른 자는 석양에 바쁘고, 일찍 일어나는 새가 벌레를 잡는다. 

   아침 일찍 출근해서 커피마시고, 신문보고, 잡담하면서 이것저것 뒤적이면서 몇 시간씩을 보내는 사람들이 있다. 공부를 할 때도 머리 만지고, 안경닦고, 음료수 마시며 준비하는 데 많은 시간을 쓰는 학생들이 있다. 소위 갓끈 매다 장 파하는 사람들이다. 일을 하기로 했으면 미적거리지 말고 즉시 본론으로 들어가라.

 

우리는 하루에 수도 없이 많은 결정을 내려야 한다. 식사메뉴 고르기 같은 사소한 것에서부터 배우자를 선택하는 중대한 일까지. 시간관리의 핵심은 우선순위에 따라 신속하게 결정하고, 가능한 한 빨리 그 일을 실천하는 것이다. 물론 중대한 결정은 심사숙고해야 한다. 그러나 사소한 것에서조차 해야 할지, 말아야 할지, 어떻게 할 것인지 결정을 못해 시간을 낭비하지는 말라.

 

책상을 사용해서 일을 하는 사람이라면 책상정리부터 체계적으로 하라. 정리하는 목적은 깔끔한 책상을 갖는 것이 아니다. 책상서랍이든 옷장이든 아니면 컴퓨터의 하드디스크이건 언제든지 필요한 것을 신속하게 찾을 수 있도록 체계적으로 정리하라. 그리고 불필요한 것은 과감하게 버려라. 나중에 쓸모가 있다고 생각하면 따로 보관하라.

　일이 끝나면 반드시 몇 분 동안 정리하는 습관을 들여라. 하던 일이 끝났을 때 뒷정리를 개운하게 해도면 일의 진척정도를 눈으로 확인할 수 있어서 기분도 좋아진다. 온갖 자료를 흩으러 놓은 상태로 퇴근하면 다음날 즉각적으로 일에 착수할 수가 없다. 그날 일이 끝났을 때 10분 동안 정리를 하면 다음날 아침 일을 시작할 때 30분을 벌게 된다.

 

   아침에 일어나 10분 정도 조용히 명상을 하거나 산책을 하면서 그날 하루 해야 될 일을 떠올려 보라. 그러면 그날 하루에 대한 예견력과 목적의식이 뚜렷해져 낭비하는 시간은 그만큼 줄어들 것이다. 잠자리에 들기 전에도 10분 정도 여유를 가지고 음악을 듣거나 명상을 하면서 낮에 했던 일들에 대한 성취감을 음미하고 감정의 찌꺼기를 정화시켜라. 그러면 잠도 편하게 들 수 있을 것이다.

당신이 가장 생산적이라고 생각하는 시간은 자기만을 위해 쓸 수 있도록 하라. 방문객을 사절하거나 전화를 받지 않는 것도 한가지 방법이며 호출기나 TV에서 완전히 단절될 수 있는 시간을 가져라. 일정이 빡빡할수록 자기만의 시간을 갖는 것이 좋다. 평온하고 외로운 기간을 갖는 것은 결코 낭비가 아니다. 그리고 놀 때는 확실하게 놀고 즐겁게 보내라. 시간관리의 궁극적인 목적도 행복해지기 위해서다. 결코 모든 시간을 일과 스케줄의 노예로 보내서는 안된다.

　　

"한가한 인간은 고인 물처럼 끝내 썩어 버린다"

"일을 몰고 가라. 그렇지 않으면 일이 너를 몰고 갈 것이다"

"유능한 경영자는 현재에 살면서도 미래에 집중한다"